El uso de la 695 como ultimo recurso en el caso de un sobrante.

CPCC Dionicio Canahua

En contadas ocasiones, tanto en vídeos como en artículos, comente que desde la perspectiva del Plan Contable General Empresarial las diferencias de inventarios (sobrantes o faltantes) se contabilizaban con el uso de la subcuenta 695 Gastos por Desvalorización de Existencias. Para ello pueden revisar la Nomenclatura de la cuenta 69. Sin embargo es pertinente revisar las causas, muchas veces no se haria necesario realizar dicho ajuste. Para sostener esta concepto reproduzco una consulta que recibí hace un tiempo.

“Buenas Tardes. Una pregunta. Tengo sobrante de mercadería por 2,000 soles ¿Cuál seria el tratamiento contable y tributario para saldar mi kardex? Porque el inventario final no cuadra.
¿Como seria el ingreso al Kardex y al Libro Diario?
¿Cual seria su costo de ventas y/o gasto de ventas?
He realizado el siguiente asiento contable:
20………1,000 DEBE
70……………….1,000 HABER
Y como vera mi Costo de Ventas no me cuadra. No es pérdida ni desvalorización. Es sobrante en buen estado que se ha vendido.·”

Hace unos años atrás, en una consultoría, una colega me comentaba que se habían incrementado en los dos últimos años las diferencias de inventarios. No desconfiaba del personal porque los conocía desde la fundación de la empresa y podía asegurar que ninguno de ellos estaba sustraendo las existencias de la empresa.

Cuando nos pusimos a revisar los reportes del área de logística observamos que había un incremento sostenido en los sobrantes y faltantes en ciertas partidas de inventario. Esta empresa importaba componentes, los ensamblaba y los entregaba a una entidad del estado. ¿Donde estaba el problema?

1) Los Faltantes.- Se estaba registrando las entradas de los componentes,pero no las salidas al momento de ensamblar los kits. Por lo que siempre tenia un stock en Libros mientras que en el almacen no se encontraban los componentes que ya formaban parte de los kits.

2) Los Sobrantes.- No habria registro de la entrada de los KITS los cuales se estaban acumulado en almaacen. En los Libros se registraron algunas salidas pero no habrían entradas, al hacer un corte de inventarios tenia los KITS en almacén más no en los Libros.

El origen del problema estaba vinculado a un error de codificación en las entradas y salidas,
en este caso no justificaba el uso de la subcuenta 695. Se debía en todo caso corregir las salidas de los componentes y el ingreso de los kits en la contabilidad con la finalidad de eliminar las diferencias de inventarios existentes. En definitiva un trabajo “pesado” pero necesario para corregir este problema.

Como podemos observar en el gráfico anterior desde un punto de vista contable debemos de regularizar el registro de las salidas de los componentes y el ingreso de los kits. No siendo necesario utilizar la 695 para solucionar las diferencias de inventarios encontradas.

Consideraciones a tener en cuenta

Tal como hemos podido observar en el caso anterior y en el problema que vamos a analizar no siempre se requerirá realizar el uso de la subcuenta 695 Gastos por Desvalorización de Existencias. Dependiendo del origen del problema puede que se deba de reclasificar las cuentas de las existencias o la omisión del registro de las compras. En el segundo caso la solución esta en ingresar el asiento de compras en la Contabilidad con la finalidad de nivelar la diferencia de existencias.

A continuación procederemos a revisar los topicos planteados en la consulta que figura al inicio del presente artículo.

1) Tengo sobrante de mercadería por 2,000 soles.- En el presente caso se esta valorizando el sobrante de mercaderia, suponemos que para ello se esta considerando el importe que se viene arrastrando en el kardex. Sin embargo debemos de recordar que las diferencias de inventario, asi como los inventarios que se realizan en la organización, de forma anual por lo general, se expresan en unidades más no se valorizan.

Si tengo detectado un sobrante en el almacén de forma física y no figura en mi contabilidad; genera la necesidad de indagar la razón de dicha diferencia. No basta con buscar el asiento contable de corrección. Si no se soluciona este problema puede que se repita en los ejercicios siguientes probablemente con un importe mayor. A continuación proponemos dos posibles razones, de muchas otras, y la tercera opción para sustentar el uso de un código contable.

Posibilidad 1.- Error de Codificación.-Este hecho se produce cuando hay un sobrante en un tipo de existencias y un faltante en otro. Recuerden que dichas diferencias se consideran en unidades. Si los importes coinciden es probable que sea un error de codificación de las existencias en almacén mientras que en Contabilidad se tiene información diferente.

Posibilidad 2.- No se ingreso a la Contabilidad.- En este caso es probable que se ingreso físicamente las existencias pero no en la Contabilidad, mas allá de las causas, la regularización se vincula al hecho de registrar la operación vinculada como por ejemplo el asiento de compra. Esta solución sera factible en la medida que podamos identificar específicamente la omisión con el sobrante obtenido.

3.- Posibilidad 3.- No se encuentra la razón.- Si bien esta posición puede ser la más fácil, no implica que se hayan hecho todos los esfuerzos para poder encontrar el origen del sobrante; es aqui donde se justifica el uso de la subcuenta 695 Gastos por Desvalorización de Existencias, si bien desde la denominación “no cuadra” con la transacción a realizar debemos considerar las reglas establecidas en el Plan Contable General Empresarial.

El registro del sobrante implica por un lado un aumento en el activo y por ende un aumento en los ingresos. Si bien se cargara a una cuenta de existencias se debe abonar a la subcuenta 695, pero ello no implica que sea un costo de venta; recordemos que una cosa es preparación y otra presentación, si registre utilizando la 695 obviamente me encuentro frente a un ingreso y se deberá de mostrar de esta forma en el Estado de Resultados, afectando el resultado operativo de la entidad.

Esta situación nos hace recordar que hay un desfase entre el Estado de Resultados requerido por el PDT 704 para fines tributarios y el requerido por la Superintendencia del Mercado de Valores. En el primer caso para efectos tributarios se colocara fuera del resultado operativo mientras que en el segundo si formara parte del mismo.

A manera de Conclusión

Recuerde que las diferencias de inventario no necesariamente es un tema que afecte al área contable sino puede implicar otras áreas como logística o almacén. De allí que encontrarlas implica que en la entidad se busque los orígenes para sugerir el adecuado registro contable y evitar que se repita el suceso a futuro.

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