A propósito de una reducción de costos

CPCC Dionicio Canahua

Hablar sobre una reducción de costos puede plantearnos una seria reflexión sobre su gestión en el tiempo. Reducir costos muchas veces conlleva a un típico ejemplo de actitud reactiva por parte de la administración. Si lo consideramos desde una perspectiva contable veremos que se apunta a mejorar el Estado de Ganancias y Pérdidas, si muestro utilidades o “cifras en azul” estamos muy bien. Pero ¿No siempre sucedera así?.

Hace un tiempo atras comentaba un amigo gerente de una importante empresa, que la implementación de un plan de reducir costos era “un error”, porque lo que necesitaba era generar mayores desembolsos para mejorar la gestión de la empresa. ¡He llegado a la conclusión que debo SUBIR MIS COSTOS!.

Si analizamos esta afirmación, podremos darnos cuenta que no es totalmente erronea. Porque sencillamente hay que saber ¿COMO Y CUANDO REDUCIR LOS COSTOS?. Para comenzar ( Y implica un costo de consultoría adicional) analizar la estructura de costos de la empresa y ubicar LOS QUE NO GENERAN UN MAYOR VALOR PARA LA EMPRESA.
Un caso de selección sencillo, es cuando consideramos como parametro la PRODUCTIVIDAD DE LOS EMPLEADOS, si no logra determinados estándares estara fuera de la empresa. Pero también podriamos pensar en QUE SI OCUPA EL LUGAR ADECUADO EN LA ORGANIZACIÓN.

El reducir costos siempres implicara aumentar los costos ( mínimo para analizar que costos debemos recortar) aunque nos suene a paradoja. Lo cual nos lleva concluir que si esperamos a que sucedan situaciones drásticas ( competencia, crisis internacional,etc) para revisar nuestros costos puede que ya estemos en un error.

¿Asigna bien sus costos?

CPCC Dionicio Canahua

Y cerramos el presente mes comentando sobre alguno de los aspectos más controversiales sobre la gestión de una organización. Me refiero a los costos. Cuando preguntemos a un administrador sobre el margen de utilidad en su negocio.

Si bien en algunos casos he podido encontrar para la determinación de los costos de forma “referencial” una lista de desembolsos para hallar los costos “aproximados”, siginifica un mla indicio sobre el manejo de los mismos.

Debemos señalar que en toda organización siempre encontraremos presentes: costos fijos y variables. Los primeros que afectan a la totalidad de un proceso, de un departamento o de toda una planta. Y requieren de una adecuada tasa de distribución de ser el caso.
Asimismo debemos de indicar que un adecuado sistema de costos esta respaldado por una Contabilidad de Costos. Y esta última se basa en una distribución de cuentas de costos en la Clase 9 y en la identificación y establecimiento de controles en cada una de las etapas del proceso productivo.

Aún cuando es típico el establecimiento de un estado de costos de producción, de manera obligatoria para toda empresa industrial, en conveniente considerar un informe similar para otro tipo de actividades como la comercial o servicios.

Muchas veces no consideramos una estructura de cuentas de costos para una organización de servicios, por citar un caso.

Con relación a los elementos del costo, en todas las organizaciones encontraremos la mano de obra como un elemento presente en la estructura de costos, otro elemento que requiere una atención especial es los costos indirectos.

Los costos indirectos deben de ser separados de los gastos operativos. Este proceso es fundamental, sobre todo en organizaciones que activan los costos (pudiendo ser trasladados de un ejercicio a otro), por ello es fundamental realizar un estudio de cada una de las erogaciones y su respectivo destino en la empresa.

Recordemos que los Costos Basados en Actividades (ABC) estan relacionados a los costos indirectos que se hallan presentes en todo tipo de actividad económica.

¿Asigna bien sus costos?

CPCC Dionicio Canahua

Y cerramos el presente mes comentando sobre alguno de los aspectos más controversiales sobre la gestión de una organización. Me refiero a los costos. Cuando preguntemos a un administrador sobre el margen de utilidad en su negocio

Si bien en algunos casos he podido encontrar para la determinación de los costos de forma “referencial” una lista de desembolsos para hallar los costos “aproximados”, siginifica un mla indicio sobre el manejo de los mismos.

Debemos señalar que en toda organización siempre encontraremos presentes: costos fijos y variables. Los primeros que afectan a la totalidad de un proceso, de un departamento o de toda una planta. Y requieren de una adecuada tasa de distribución de ser el caso.

Asimismo debemos de indicar que un adecuado sistema de costos esta respaldado por una Contabilidad de Costos. Y esta última se basa en una distribución de cuentas de costos en la Clase 9 y en la identificación y establecimiento de controles en cada una de las etapas del proceso productivo.

Aún cuando es típico el establecimiento de un estado de costos de producción, de manera obligatoria para toda empresa industrial, en conveniente considerar un informe similar para otro tipo de actividades como la comercial o servicios.

Muchas veces no consideramos una estructura de cuentas de costos para una organización de servicios, por citar un caso.

Con relación a los elementos del costo, en todas las organizaciones encontraremos la mano de obra como un elemento presente en la estructura de costos, otro elemento que requiere una atención especial es los costos indirectos.

Los costos indirectos deben de ser separados de los gastos operativos. Este proceso es fundamental, sobre todo en organizaciones que activan los costos (pudiendo ser trasladados de un ejercicio a otro), por ello es fundamental realizar un estudio de cada una de las erogaciones y su respectivo destino en la empresa.

Recordemos que los Costos Basados en Actividades (ABC) estan relacionados a los costos indirectos que se hallan presentes en todo tipo de actividad económica.

Los costos fijos ¿Son REALMENTE FIJOS?

CPCC Dionicio Canahua

Los costos son importantes en la empresa, sobre todo si consideramos que van a participar en la generación de ingresos a futuro.

En algunas organizaciones todavia estamos pensando que basta con hacer una lista de los desembolsos en los que incurrimos para determinar nuestro precio de venta. Esta práctica es común sobre todo cuando la persona que los determina no tiene conocimiento de contabilidad de costos.

¿Qué problemas me genera la situación anterior?

Por un lado, lo más probable es que solo considere los costos variables. Curiosamente son los que rapidamente podemos identificar. También puede que estemos considerando solamente los costos por los cuales se ha producido un desembolso de efectivo. Recordemos que es muy diferente el concepto de costo y pago.

Los costos fijos son aquellos en los que incurre una empresa, aún cuando no produzca un bien o servicio. No podemos afirmar que exista una actividad productiva en la cual no se presenten.

La razón más obvia es la que se refiere al punto de equilibro (analisis costo – volumen -utilidad), si no hubiera costos fijos, la linea de los costos variables seria igual al costo total y por lo tanto no podria coincidir con el ingreso para determinar un nivel de pérdida o ganancia.

¿Son Fijos?

Podemos reconocer que existe un grado de “variabilidad” en los costos fijos. Veamos el siguiente caso practico.

Una empresa asegura su planta de producción. El importe de los costos por concepto de seguros es fijo, produzcamos o vendamos una unidad o miles , el costo del seguro sera el mismo.

Pero que pasa si tenemos una nueva planta de producción, asegurar esa planta significaria que tenemos que comprar una poliza adicional, lo cual significaria que el costo por seguro se incrementaria.

De lo cual podemos concluir que los costos fijos pueden variar, siempre y cuando varie la capacidad instalada.

Los costos para gerencia

CPCC Dionicio Canahua

Un punto de partida para el análisis de los costos es relacionado con el cambio de enfoque entre el estado de costo de producción al costo de la organización. Muchas veces nuestra contabilidad de queda corta frente a las interrogantes de la gestión. Al revisar un curso de Contabilidad Gerencial nos daremos con la sorpresa de que cada vez hay menos asientos y más reportes.

Implica un cambio de paradigma en el tema de costos, bueno es un cambio que ya se dio por obligación de la gerencia, pero que no ha transcendido en la enseñanza de contabilidad de costos.

Se hace necesario trabajar los costos bajo un enfoque holístico o integral, ya no hablamos de costear un producto, sino costear una organización -no bajo el enfoque tradicional de buscar vender algo-sino desde la óptica de los recursos.

Uno de los puntos claves para la gerencia lo constituyen los recursos, debido a la relación que se tiene con la inversión ; por ello las exigencias para la gerencia acerca del manejo óptimo de los recursos con la finalidad de generar un mayor valor a la organización.

Si deseamos tomar el tema de los recursos, debemos revisar las actividades y esto último se refiere a personas. De allí que un enfoque de costos basados en personas apunte a buscar controlar el uso de los recursos por parte de ellos. Como podemos recordar en la Contabilidad de Gestión un enfoque básico a considerar lo constituyen los centros de responsabilidad, que no deben quedarse a un nivel de gestión alto o medio; sino que deben abarcar toda la organización.

La razón de esto último esta en el enfoque administrativo del empowerment, es decir delegar el proceso de toma de decisiones dentro de un marco determinado, si requerimos verlo desde el enfoque de los costos dicha delegación implica evaluar el manejo de recursos y ello se logra con un enfoque de costeo basado en personas y por ende actividades.